1.Tedarikçilerle ilişkilerinizi iyileştirin

Tedarikçileriniz arasında ilişkilerinizin vıcık vıcık olduğu şirketlerle ve sürekli tersleştiğiniz şirketlerle ilişkiden kaçınmalısınız. Siparişlerinizi, tedarikçilerin fiyatlarını düşürmek suretiyle kendi maliyetlerinizi azaltacak şekilde vermelisiniz. Yerel olsun, ülke bazında olsun, küresel olsun: Her zaman en iyi tedarikçilerle çalışmaya gayret edin. Yıllık bir maliyet azaltma planı geliştirin. Bunun için örneğin Wal- Mart şirketinin neler yaptığını öğrenin.

2. Tedarikçilerinizin hizmet, kalite, teslimat ve fiyat davranışlarını sürekli izlemek için bir ‘tedarikçi karnesi’ sistemi oluşturun:

Her bir tedarikçiniz için fiyat, hizmet ve teslimat kaliteleri açılarından süreklilik bazında karne tutun ve karne kayıtlarınızı ilgili tedarikçiyle paylaşın. Böylelikle onlar sizin kendilerinden tam olarak ne istediğinizi anlasınlar, siz de onlar için neyin önemli olduğunu anlayın. Mümkün olduğunca tedarikçilerinizi ürün geliştirme sürecinin en başında dahil edin.

3.      En doğru bilgiyi almaya çalışın:

Kullandığınız tedarikçi sayısını optimum seviyeye indirin. Bu durumda onlarla yaptığınız işlem hacmini büyüteceğiniz için özel avantajlar talep edin. Satın alam ve finans birimleri birlikte bir takım oluşturmak suretiyle mevcut harcamaları analiz etsin ve iyileştirme fırsatlarını belirlesin.  Mühendislik, imalat ve satın alma da takıma dahil edilerek ürün ve süreç iyileştirme konularında beyin fırtınası yapsınlar.

4. Doğru becerilere sahip bir satın ekibi oluşturun:

Satın alınan şeylerin detaylarına girecek kadar analitik becerileri olan elemanlar çalıştırın. Aynı zamanda da bu insanların çok iyi ’müzakere’ becerileri olması lazım. Unutmayın! Bugün şirketlerde çalışan satın alma yöneticileriyle onlara rapor eden elemanlar arasında çok ama çok azı eğitilmiş müzakerecilerdir. Eğitim biriminizden, “Pozitif Düşünce” ya da ‘Stres Yönetimi’ gibi, eğitimi veren kişinin para kazanmasından başka kimin ne işine yaracağı belli olmayan eğitimler yerine, satın alma elemanlarınıza çok ciddi ve farklı aşamalarda müzakere eğitimleri düzenlemelerini talep edin ve ısrarcı olun. Bu kişilerin business bilgisine sahip olmaları da hayati öneme sahip. Onların, şirketin satış, pazarlama ve finans gibi diğer birimlerin yaptıkları işleri de kavramalarını sağlayın, bu konularda onları eğitin. Ancak bu sayede şirketin business hedeflerini anlamaları ve satın alma işlevini stratejik bir bakışla yapmaları mümkün

5. Tepe yönetimin satın alma biriminin yüzde 100 arkasında olmasını sağlayın:

Satın alma yöneticileri doğrudan genel müdüre ya da operasyon direktörüne rapor etmeliler. Yani, arada aşılması gereken ara kademe yöneticiler olmamalı. Tepe yöneticiler de aynı şekilde, doğrudan satın almaya maliyetlerle ilgili soru sorabilmeli ve örneğin bir alandaki artışı başka bir alandaki maliyet düşüşü ile telafi edip nihai ürün fiyatını sabit tutabilmenin yollarını tartışabilmeli. Satın almaya böylesi bir takım yaklaşımı, şirket içinde en öncelikli alanlara odaklanma yararı getirir.    

6. Tercihli bir tedarikçi listesini zorunlu kılın:

Satın alma yöneticileri, altlarındaki satın alma elemanlarının tedarikçi değiştirme konusunda zaman ortaya çıkacak taleplerinde karar verme anlamında destek olmalılar. Aynı zamanda da kontrolü elde tutabilmek için nispeten az sayıda tedarikçiyi içeren bir tercihli tedarikçi listesi mutlaka oluşturun ve satın almacıların bu listeye sadık kalmalarını isteyin.

7. Merkezi olarak yönlendirilen ama yerel olarak uygulama yapan takımlar oluşturun:

Satın alma tepe yöneticileri, tüm bölgelerden gelecek bilgileri tek merkezde toplayıp değerlendirmeleri durumunda bu işlev çok daha verimli çalışır. Toplam harcama alanı bir kez belirlendikten sonra, satın alma ekipleri kurularak bu alanların her birinde çalışılabilecek en iyi tedarikçilerin kimler olduğunu belirlemeleri istenmelidir. Daha yüksek hacim ve daha düşük fiyat elde edebilmek için, ortak özellikli emtialar ve hizmetlerin ana merkezden satın alınmasını sağlayın. Seçilmiş tedarikçilerle işbirliğine girip onların önerilerini de dinleyin.

8. Çok güçlü müzakere stratejileri geliştirin:

Tedarikçilerinizle önceden yapmış olduğunuz sözleşmeleri yeniden gözden geçirin. Sözleşme koşullarını yeni baştan müzakere edin. Bu konu tepe yönetim için çok önemli bir konudur, çünkü önceden konulmuş olumsuz koşullar içeren tedarik sözleşmeleri nedeniyle gereksiz maliyetler üstleniyor olabilirsiniz. Tüm ekibinizin müzakere becerilerini geliştirecek sürekli eğitimler düzenleyin.

9. Rekabeti geride bırakmak için teknolojiyi daha akıllı kullanın:

Satın alma işlemlerinde karmaşık rakamları çok hızlı bir şekilde işleyecek teknoloji (yazılım) kullanmak suretiyle elle yapmanın yaratacağı hata ve verimsizliği asgariye indirin. Müzakereye başlamadan önce en doğru analiz ve bilgileri üretin ve pazarlığa öyle başlayın.

10. Hem bireye, hem de aynı zamanda şirkete kazandıracak teşvik programları oluşturun:

Şirkete kazanç sağlayabilecek hemen her alanda çalışanların katkısını isteyin. Bu katkıların ve fikirlerin getireceği kazançlar oranında kişileri de ödüllendirin. Böylelikle tasarruf konusunda tüm kurum içinde katılım sağlayarak ortak bir bilinç yaratmış olursunuz.